En muchas empresas de protección contra incendios la tesorería se controla con la banca online en una pestaña, las facturas en otra y una hoja de cálculo en medio. Saber cuánto dinero hay, quién debe qué y cómo estará la cuenta dentro de un mes cuesta horas cada semana. Con el Control de tesorería de Befire, bancos, cobros, pagos y previsión están en el mismo programa con el que gestionas las revisiones y facturas.
Un panel con lo que importa
El panel de tesorería resume la situación de la empresa de un vistazo:
- Saldo bancos: el dinero que hay ahora mismo en tus cuentas.
- Cobros pendientes y pagos pendientes: lo que te deben tus clientes y lo que debes a tus proveedores.
- Movimientos sin conciliar: los movimientos del banco que todavía no están asociados a una factura o a un gasto.
Desde el mismo panel se sincronizan los bancos, se importan extractos N43 y se pasa a las pestañas de análisis, conciliación y previsión.
Conecta tus bancos… o sube el N43
Befire lee el saldo y los movimientos de tus cuentas de dos formas, y cada cuenta elige la suya:
- Conexión bancaria automática (open banking): vinculas la cuenta una vez y con el botón Sincronizar bancos traes los últimos movimientos al momento.
- Ficheros N43 (Norma 43): si tu banco no ofrece conexión automática o prefieres no vincularlo, subes el extracto que descargas de la banca online. Befire localiza la cuenta por su IBAN, actualiza el saldo con el de cierre, admite extractos de cualquier antigüedad y no duplica lo que ya estaba cargado aunque los ficheros se solapen.
Lleguen por un camino o por otro, los movimientos se tratan igual en la tesorería, en la conciliación y en la previsión.
Controla cada movimiento: conciliación con sugerencias
Conciliar es casar cada movimiento del banco con su factura o su gasto, y suele ser la tarea que más tiempo se come en administración. Befire la convierte en revisar y confirmar: para cada movimiento propone las facturas con las que puede corresponder, ordenadas por probabilidad, y explica por qué.
- El importe coincide exactamente.
- El número de factura aparece en el concepto de la transferencia.
- El ordenante coincide con el cliente de la factura, o se le parece.
- Te avisa cuando hay varios documentos con el mismo importe, para que no concilies el equivocado.
Con Ver ficha y conciliar abres la factura completa antes de asignarla. Si la sugerencia no es la buena, Buscar factura encuentra el documento por proveedor, número, importe, concepto o categoría, y un mismo movimiento se puede repartir entre varias facturas, por ejemplo cuando un cliente paga varias de una vez.
Para los movimientos que nunca tendrán factura —comisiones, nóminas, impuestos o traspasos entre cuentas— están las reglas de conciliación: defines la condición (entradas o salidas, cuenta, texto del concepto, rango de importe) y Befire los da por conciliados o los clasifica con su etiqueta, categoría y cuenta contable. Antes de activar una regla puedes simular a qué movimientos afectaría.
Previsión de tesorería a 30, 60 y 90 días
Conocer el saldo de hoy es útil; conocer el de dentro de dos meses permite decidir. La previsión de tesorería parte del saldo bancario actual, suma los cobros y resta los pagos pendientes según su fecha de vencimiento, y proyecta el saldo a 30, 60 y 90 días.
- Saldo actual y saldo previsto a 30, 60 y 90 días.
- Cobros y pagos previstos en el periodo elegido.
- Las cuotas futuras de los contratos de mantenimiento también entran en la previsión, con su descuento, su IVA y el vencimiento del cliente.
- Cobros y pagos vencidos, separados de la previsión, con el número de facturas y gastos que ya han pasado su vencimiento.
- Una gráfica con la evolución del saldo proyectado.
Lo vencido se muestra aparte porque no tiene fecha prevista de cobro ni de pago. Así la previsión no se infla con dinero que no se sabe cuándo llegará, y tienes a la vista cuánto queda pendiente de reclamar.
Por qué en Befire es diferente
La banca online o un programa de contabilidad te dicen cuánto dinero hay. Befire, además, sabe de dónde viene y a dónde va: las facturas, los contratos de mantenimiento y los gastos ya están en el mismo programa. Por eso la conciliación puede proponerte la factura correcta y la previsión incluye las cuotas de tus contratos. Todo sin exportar datos ni cruzar información entre aplicaciones.
Qué gana tu empresa
- Menos horas de administración: la conciliación pasa de buscar a confirmar.
- Visibilidad real de la caja: el saldo de hoy y el de dentro de 90 días, en una pantalla.
- Anticipación: detectas a tiempo los periodos con tensión de tesorería y puedes actuar antes.
- Control de cobros: sabes qué está cobrado, qué está pendiente y qué está vencido.
- Flexibilidad: conexión automática o fichero N43, según lo que permita cada banco.