Semana cargada de novedades en Befire, y todas van en la misma dirección: que lo que hace el técnico en la instalación se pueda enseñar, justificar y consultar sin rebuscar en papeles ni en PDF antiguos. Estas son las mejoras que ya están disponibles.
Acta interactiva: la revisión de siempre, como pantalla navegable
El acta de una tarea ya se puede entregar como una pantalla en vez de como un PDF. Se da de alta como una plantilla de acta más, así que se elige en Plantilla inspección de la ficha de la tarea y el botón Acta la abre; también hay un botón directo, Acta interactiva, para consultarla sin cambiarle la plantilla a la tarea.
Como el acta en PDF, se ve sin necesidad de entrar en la aplicación, de modo que se le puede pasar el enlace al cliente. Muestra el logotipo y los datos de la empresa, los del cliente y la instalación, un resumen con el recuento de equipos correctos, deficientes y sin revisar, y el listado de anomalías detectadas: al hacer clic en una anomalía se salta directamente al equipo afectado.
- La lista de equipos se busca por número de serie, tipo, marca o ubicación, y se filtra por correctos o deficientes.
- Al pulsar sobre un equipo se abre su ficha completa: identificación, clasificación, ubicación, fechas de fabricación, caducidad, revisión, retimbre y recarga, y las medidas de presión, caudal, RPM, temperatura o batería.
- También su foto, los componentes si es un sistema, y los cuestionarios contestados pregunta a pregunta con las fotos que adjuntó el técnico en cada respuesta.
- Las fotos y las gráficas se amplían con un clic, y desde la propia pantalla se puede imprimir o abrir el acta en PDF de siempre.
El historial de cada equipo, dentro del acta
Es la pregunta que hace el cliente delante del acta: «y esto, ¿cuándo se recargó?». El acta en PDF no puede responderla, porque sólo conoce su propia revisión. Ahora, al abrir un equipo en el acta interactiva, debajo de sus cuestionarios y sus gráficas aparece todo lo que se le ha hecho antes, de lo más reciente a lo más antiguo: la fecha, el número de tarea, la acción (revisado, recargado, retimbrado, sustituido…), el estado y las observaciones del técnico.
- Si al equipo le cambió el tipo por el camino, cada línea indica de qué tipo era entonces.
- Las sustituciones en las que ese equipo fue el retirado también salen, así que el rastro no se pierde al cambiarlo.
- Por precaución, el historial enseña sólo la parte técnica: los precios de otras tareas no aparecen.
Gráficas por equipo, y en todas las empresas
En el acta interactiva las gráficas se dibujan con las respuestas de cada equipo: si en la revisión se han medido diez bombas salen diez curvas, una por bomba, y no una sola para toda la tarea como ocurre en el PDF.
Además, la curva de la bomba diésel ya aparece en cualquier empresa. Antes se reconocía por un número interno que sólo coincidía en la base de demostración, y por eso no se dibujaba en el resto; ahora se reconoce por las propias preguntas del cuestionario y sale también en el acta y el certificado en PDF. Y el acta interactiva comprueba antes de pintar qué gráficas tienen datos de ese equipo, con lo que la página impresa ya no queda con huecos.
Sustituir un equipo por otro de distinta familia y tipo
Hasta ahora, al sustituir un equipo dentro de una tarea, el sustituto tenía que ser forzosamente del mismo tipo que el retirado. Y no lo es cuando se cambia un extintor de polvo ABC por uno de CO2, una BIE-25 por una BIE-45, o se aprovecha la visita para actualizar el parque del cliente. Ya se puede cambiar la familia y el tipo en la propia sustitución.
- Los dos desplegables salen precargados con la familia y el tipo del equipo que se retira, así que quien sustituya por lo mismo trabaja igual que siempre.
- Al cambiar de familia se ajustan solos los datos que se piden del equipo nuevo: presión, peso, caudal, RPM…
- La tarea guarda las dos mitades de la sustitución: qué se ha retirado (número de serie, familia y tipo) y qué se ha instalado.
- Con eso, el acta y el certificado que se entregan al cliente indican de qué se venía —«Sustituye a Extintor ABC-6 nº 1234»— y, cuando el sustituto es de otro tipo, lo señalan junto a la descripción del equipo.
- El número de serie del equipo retirado ya no se come el comentario que hubiera escrito el técnico: se añade detrás.
El fichaje pasa a ser un control de presencia completo
Lo más pedido: fichar sólo desde donde toca. Se dan de alta las ubicaciones de fichaje —nave, oficina, delegación, obra de un cliente— señalándolas en un mapa (se arrastra el marcador o se busca la dirección) y fijando el radio en metros. A partir de ahí, al fichar se comprueba dónde está el trabajador.
Cada empresa decide hasta dónde apretar: pedir la ubicación siempre, dejar fichar fuera de la zona pero marcarlo en rojo en el listado, o directamente no dejar fichar fuera del radio. Hay margen de tolerancia para el error del GPS y, si la señal es mala de verdad, el fichaje no se bloquea: se marca para que lo revise el responsable. Las ubicaciones se pueden reservar a una persona o a un rol, para que la obra de un cliente valga sólo para el equipo que va allí.
Además llegan:
- Pausas con un botón en la barra superior, que se descuentan solas del total.
- Foto de verificación con la cámara al entrar y al salir: se acabó fichar por el compañero.
- Validación de las horas por el responsable, aprobando o rechazando con motivo.
- Redondeo de entradas y salidas, cierre automático de las jornadas que alguien se dejó abiertas y recordatorios a quien no ha fichado teniendo jornada prevista.
- Nueva pantalla Presencia del equipo: quién está trabajando ahora, quién está en pausa y quién no ha fichado, con las horas que lleva cada uno y un mapa con las posiciones y las zonas.
- Modo quiosco: una tablet en la entrada desde la que ficha todo el equipo con su PIN, sin que nadie tenga que entrar en la aplicación.
En el listado de horas se ve la ubicación de cada fichaje, si quedó fuera de zona, desde dónde se fichó (web, móvil o quiosco), las pausas y las fotos.
Dónde está cada operario ahora, y por dónde ha pasado
El mapa de tareas ya enseña dónde está cada operario en este momento, y no dónde fichó por la mañana: los muñecos del mapa se alimentan del rastro que va enviando la app móvil, que ahora registra la ubicación cada 15 minutos mientras la jornada está abierta en vez de una vez por hora. La frecuencia se controla desde el ERP, en Configuración de fichaje, así que se puede ajustar sin actualizar la app.
También se puede ver el recorrido de un operario a lo largo del día: se elige el operario y la fecha, y el mapa dibuja la línea con flechas de sentido, un punto verde donde empezó, uno rojo en la última posición y los puntos intermedios, que al pulsarlos indican la hora exacta de paso; los que quedaron fuera de una zona de fichaje salen en rojo. Sirve para justificar un desplazamiento ante un cliente, para repartir los avisos del día por cercanía real y para entender por qué una tarea se retrasó.
- Si el técnico se queda sin cobertura —un sótano, un polígono, una nave— las lecturas no se pierden: se guardan en el móvil y se envían cuando vuelve la señal, cada una con su hora real.
- Mientras la jornada está abierta, el móvil muestra un aviso permanente («Jornada iniciada — registrando tu ubicación»), así que el trabajador sabe en todo momento que se le está registrando y cuándo deja de hacerse.
- Fuera de la jornada no se registra nada y el móvil deja de enviar, así que no gasta batería ni datos cuando no toca.
- Si un operario todavía no tiene rastro porque su móvil no ha enviado nada, el mapa sigue mostrando el punto donde fichó, avisando de que es eso y no su posición actual.
Un fallo corregido: el envío periódico de ubicación borraba la hora de entrada de la jornada abierta, y al cerrarla el total podía quedar en 0 horas. Ya está resuelto. Si algún fichaje se vio afectado, esas jornadas se pueden corregir desde Horas fichadas.